Como Ter Produtividade Sem Trabalhar Longas Horas

Todo final de ano é a mesma coisa,sempre criamos novas resoluções para o ano que chega. Avaliamos sempre nossa produtividade e o quanto estamos mais próximos de alcançar um sonho, desenvolver uma habilidade, crescer na empresa, ir para academia…enfim, uma série de considerações sobre algo que gostaríamos de melhorar em nós mesmos.

Entre essas situações, uma resolução que é constante entre muitos é ser mais produtivo.

Mas essa tal produtividade, como alcançar a plenitude?

Produtividade é algo tão difícil de ganhar e tão fácil de perder.

Mas não se preocupe, com um pouco de paciência, trabalho duro, organização e uso de algumas ferramentas – que ajudam a manter o foco – você conseguirá fazer mais, em menos tempo e de quebra ter tempo para todo o resto da sua vida que você planejou para realizar ao longo  do seu ano.

Mas você ainda não entendeu exatamente o que é produtividade?

Veja o que abordaremos nesse artigo.

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O que é produtividade?

 

Bem, antes de lhe explicar o que é produtividade, é preciso entender o que é produtividade para você.
Se para você ser produtivo é ter muitas tarefas para fazer ou estar sempre atarefado, te adianto, você está errado.
Produtividade é o resultado daquilo que é produtivo, ou seja, do que se produz, do que é rentável.  É a relação entre os meios, recursos utilizados e a produção final. É o resultado da capacidade de produzir, de gerar um produto, fruto do trabalho, associado à técnica e ao capital empregado.
 

Produtividade está ligada diretamente ao processo estabelecido em sua empresa.

Mas é muito comum vermos as pessoas confundirem ocupação com produtividade. Ter muitas tarefas para fazer o tempo todo não significa que você é produtivo; mas sim ocupado. Uma coisa é certa, a produtividade não está ligada a uma lista enorme de atividades para fazer, muito menos trabalhar 15 horas por dia. Como disse o Matt Montenegro em seu guia, a produtividade do brasileiro vem caindo com o tempo e em 2013 um trabalhador norte-americano equivalia a 5 brasileiros.
comparação de produtividade do trabalhador brasileiro com norte-americano e chinês segundo a CNI
Você não precisa sacrificar sua saúde, nem seu descanso para ser produtivo. Ser produtivo significa priorizar as tarefas corretamente, e saber qual é a tarefa mais rentável para você realizar durante o dia, semana e/ou mês de trabalho.

Produtividade = Foco no que importa

Com a experiência diária e o passar do tempo, começamos a ver pequenos detalhes de trabalho e o que podemos considerar produtivo ou não.

Produtividade está ligada a diversos termos como eficácia, eficiência e efetividade; que já foram explicados em diversos outros momento, como no artigo do Viver De Blog.
Para se ter bons índices de eficácia, eficiência e efetividade, é necessário que saibamos focar e priorizar o que é mais relevante que ao realizar trará um alto impacto de eficácia, eficiência e efetividade e consequentemente te tornará uma pessoas mais produtiva; e assim elevando seus índices de produtividade.
Alocar uma quantidade mínima de recursos e através disso conseguir resultados bons é sinônimo de produtividade.
 
A verdade é que posso falar linhas e mais linhas sobre o conceito de produtividade, mas cada pessoa tem seu parâmetro próprio de produtividade.
Para mim se resume em realizar poucas tarefas, de alta complexidade que impactarão diretamente nos resultados da empresa – sejam eles financeiros ou não – em médio e longo prazo. Por isso, ao iniciar uma semana de trabalho tento listar todas as tarefas previstas e elencar as prioritárias.
A expressão “ter foco” significa ter um objetivo, estabelecer um planejamento, ser organizado e ter persistência para atingir as metas e alcançar o que se pretende.
 
Uma das viradas que tive em minha vida profissional foi a leitura do livro Reinvente a sua empresa: Mude sua maneira de trabalhar (Rework), de autoria dos fundadores da empresa de software 37signals. O livro foi best-seller de diversas listas pelo mundo, como a do New York Times, Wall Street Journal, Folha de São Paulo e outros.
No livro consegui extrair lições importantes que venho aplicando a minha vida de negócios desde a época do SemSufoco. Irei listar a seguir os pontos que achei essenciais e que realmente mudaram minha forma de pensar.
  • Workaholics
    • É completamente desnecessário e estúpido trabalhar loucamente.
  • Reuniões
    • Reuniões são tóxicas e consumidoras de tempo, estabeleça o prazo máximo de duração e cumpra.
  • Escolha suas batalhas
    • Ter opinião própria não faz mal, e com o tempo você ganhará parceiro que compartilham sua visão.
  • Planejar é adivinhar
    • A não ser que você ganhe a vida como vidente, a maior parte dos seus planos de longo prazo são fantasia.
  • Reduza seus e-mails
    • Se deseja ser realmente produtivo, separe um momento para olhar e responder seus e-mails.
Se quiser se aprofundar no livro, aqui você consegue ter acesso a um pequeno trecho – em inglês – dos pontos que falei acima.
Com o tempo e prática passei por diversos pontos e aprendi como eu poderia ser realmente produtivo.

1.Produtividade sem organização não existe.

Uma coisa que é importante entendermos é que não existe produtividade sem organização.

Sim, organização é necessário. Não adianta acreditar que você vai acordar mais produtivo porque você deseja. O ponto principal é sempre estar preparado, construir uma rotina de produtividade. Eu por exemplo gosto de acordar mais cedo, mais exatamente às 6h, para produzir conteúdo com calma antes do início oficial do expediente. Além disso construi um processo da minha agenda, reuniões sempre previstas com antecedência.

A verdade é que gerenciar tarefas não é nenhuma novidade, todos nós já passamos por agendasflip-charts e outras formas de se mantermos fiéis às nossas atividades do dia-a-dia. Reuniões, entregas de projetos e outras coisas mais que formam o fluxo de atividades. Um método que gosto de trabalhar é o GTD Get Things Done – e a partir dessa ideia traçar 3 principais atividades para realizar no dia. Você ainda pode adaptar isso para o mês e também para o ano. Para me auxiliar no processo de focar na tarefa, utilizo a Técnica do Pommodoro, que consiste em ficar extremamente focado por um período de tempo (utilizo 25 minutos) e ter um breve intervalo (5 minutos) por cada ciclo. Quebre suas tarefas em ciclos e em quanto estiver no modo de execução, esteja all-in.

Mas uma coisa é certa, atualmente temos diversas ferramentas para facilitar o nosso processo diário. A revolução digital mudou muita coisa no mundo, inclusive já escrevi sobre isso quando publiquei o artigo OS 6 APPS QUE VOCÊ DEVERIA CONHECER E QUE PODEM MELHORAR SUA VIDA.

2.Quais ferramentas utilizar?

 1.Trello

Se você gerencia uma equipe ou processos em diferentes áreas e diferentes empresas, uma das minhas ferramentas favoritas é o Trello.

Aqui na Elemento utilizamos a ferramenta para tudo, gerenciamos nosso tráfego, tarefas internas, tarefas de cliente, planejamentos e por aí vai. Pensando que hoje existe uma grande possibilidade de termos uma equipe remota, ter uma ferramenta robusta e ágil como o Trello é essencial para manter o melhor funcionamento possível da equipe, Independente do lugar que ela esteja, seja numa mesma cidade ou espalhada pelo mundo.

No Trello você consegue montar o seu fluxo conforme é o funcionamento do processo interno. A parte boa é que a ferramenta caminhará com sua empresa o quanto você desejar, desde uma micro-empresa com duas pessoas trabalhando; até uma grande empresa com diversos setores e vários colaboradores. Outra forma de utilizar a ferramenta é como um Calendário Editorial e controlar o processo de publicação de conteúdo do seu blog ou canal de desenvolvimento de conteúdo.

Por exemplo: O conteúdo pode viajar da esquerda para a direita através de inúmeras listas, gradualmente sendo movido através do pipeline até chegar ao seu destino final, a lista “Publicado”.

 

Alcançar Produtividade Construindo Calendário Editorial no Trello

 

2.Google Agenda

Em conjunto com o Trello, a Google Agenda é o app que utilizo para organizar minha vida.

Saber quanto tempo gastarei em determinadas tarefas, agendar reuniões, marcar eventos e também gerenciar tarefas internas dentro da demanda de tempo que eu e a equipe da Elemento tem. Além disso, quando trabalhada em equipe com agendas compartilhadas, é uma excelente forma de se saber o que seu companheiro de time está fazendo ou trabalhando no momento.

No meu caso, a melhor forma que encontrei até hoje para gerenciar o tráfego interno, com a Google Agenda, foi demonstrada pelo designer Walter Mattos, nesse artigo: Cronograma de projeto com o Google Agenda. Mas o fato é que não há um caminho certo, com o tempo cada um vai moldando melhor à sua forma de trabalhar.

Dentre as facilidades da Google Agenda, está a fácil integração com diversos aplicativos de agenda que estão no mercado. Eu por exemplo já utilizei integrada ao falecido Sunrise Calendar, mas hoje uso integrado diretamente ao aplicativo nativo da Apple – tanto no notebook quanto no celular. Se não quiser fazer nenhum integração também, você pode utilizar diretamente na web. Além disso, as integrações oferecidas com outros aplicativos como o próprio Trello e do Evernote, ajudam a manter o controle sobre tarefas e notificações sobre documentos.

 

Produtividade Integrando Google Agenda com Sunrise Calendar ou Apple Calendar

 

Minha dica é: se sua empresa não possui uma agenda, assine o Google Apps for Work, o custo é bem baixo se comparado ao retorno que irá trazer a sua produtividade; e se estiver (realmente) interessado entre em contato comigo. Posso conseguir códigos de 20% de desconto no primeiro ano de uso.

 

    3.Evernote

Quando comecei a produzir conteúdo e dividir responsabilidades com minha equipe, descobri realmente o poder do Evernote. Sua simplicidade de uso, a capacidade de armazenamento, o work-chat, enfim, tudo isso caiu como uma luva no fluxo diário da Elemento.

Hoje temos diversos cadernos, praticamente um para cada segmento. Separei um caderno para anotações de clientes, outro de conteúdo da Elemento, um de anotações pessoais; enfim, categorizei. No Evernote, mantemos quase todo nosso conteúdo nele, artigos, documentos, checklists, apresentações e outros conteúdos relevantes. Um exemplo positivo da utilização, é que em 2015 conseguimos organizar um evento mantendo todo o material que precisávamos nele. Desde o planejamento incial até os releases finais de imprensa.

Aos poucos vou deixando a utilização do pacote office de lado, e acredito que seja uma boa ação.

 

    4.Slack

Em empresas o que mais pode gerar problemas é a comunicação. Seja pelo excesso ou pela falta dela.

O Slack veio para solucionar isso, e não importa onde sua equipe esteja e de qual tamanho seja. Esteja ela toda reunida numa sala de escritório ou espalhada remotamente pelo mundo; através da ferramenta você conseguirá ter um ambiente propício para todos. A proposta da ferramenta é literalmente substituir o e-mail.

Slack veio para o mercado como uma ferramenta para integrar equipes através de chat com salas privadas e canais de equipes. Através da ferramenta, também é possível otimizar as sessões de trabalho integrando com diversas ferramentas externas. Aqui na agência já estamos utilizando, e como temos uma parte da equipe trabalhando remotamente, não há nada melhor que o Slack para manter todos na mesma página e a par dos acontecimentos.

A ferramenta é robusta e consegue atender a qualquer demanda, desde a micro empresa até a grande corporação. Os planos são bem divididos e inicia-se sempre na versão Grátis. Para conhecer melhor a ferramenta, você pode visitar o blog da companhia e entender melhor a ferramenta.

    5.RescueTime

Tudo isso que falei exige disciplina e foco, sim jovem gafanhoto, ter disciplina é essencial para produzir mais.

Além de listarmos as tarefas, priorizar corretamente e termos uma agenda bem organizada é essencial para nos deixar em dia com o planejamento. Mas um fato é que: somos procrastinadores naturais! Nossa tendência é perder o foco e pivotar a atenção.

Para me manter nos trilhos utilizo dois apps “dedo-duro”, o RescueTime. Ele mantém um trackeamento completo de minhas atividades no computador e enviam relatórios semanais descrevendo a minha produtividade de acordo com seus objetivos.

 

utilizando o RescueTime para manter sua produtividade em alta

 

O lado bom (e simultaneamente o lado ruim) é que com isso, passei a me cobrar bem mais. Pois na realidade, você acaba descobrindo que não é tão produtivo como imaginava. É preciso estar psicologicamente preparado para isso e saber onde e como melhorar. Simplesmente torna-se interessante para nós entendermos onde andamos “perdendo tempo” e a quantidade de tempo perdido – ou simplesmente não produtivo – e encontrar o equilíbrio ideal entre diversão online (não esconda aquela aba que tem uma loja aberta, ou seu twitter, etc), redes sociais e trabalho.

Produtividade no dia-a-dia

 

Essas pequenas atividades voltadas ao planejamento começam a construir o lastro que precisamos para garantir tempo de qualidade para todas as nossas atividades. Saber quando e onde podemos gastar nosso precioso tempo é importante, mas, mais importante ainda é podermos utilizar nosso tempo com prazer sem a culpa de pendências ou virando noites no escritório.

Mas engana-se quem pensa que produtividade se constrói apenas com atividades no escritório. Na realidade as atividades extra-trabalho são importantíssimas para a construção de uma rotina produtiva, e como já sabemos, leva-se 30 dias direto de atividade rotineiro para construir um hábito. Mas bastam apenas 7 dias, sim apenas sete, para jogar tudo fora. Então é preciso muita disciplina e persistência para a construção de hábitos saudáveis.

Para ajudar nesse sentido, já é comprovado por pesquisas que manter atividades físicas é de altíssima importância. Além ajudar a manter o corpo em forma, ajuda a aliviar o estresse e cuidar da saúde de forma eficaz (principalmente para quem trabalha de forma sedentária) afastando doenças cardíacas e metabólicas. Fora a todos esses benefícios, indiretamente possui uma ação forte na sensação de bem-estar (através da endorfina) e também perceptivos ganhos motores.

Para quem deseja manter um controle próximo das atividades físicas existem diversos aplicativos no mercado como MyFitnessPalEndomondo e Nike+. Além dos aplicativos, podemos encontrar dispositivos como a Nike Fuel Band, Apple Watch e Monitores da Garmin.

Tudo isso suporta a tese de ganhos na produtividade, pois uma pessoa feliz trabalha mais motivada.

Outros hábitos que são extremamente garantidos para a melhora da produtividade, incluem a leitura e também o estudo e aperfeiçoamento contínuo. Afinal o cérebro também é um músculo, e deve ser exercitado também. Fora essas áreas, uma das coisas mais importantes para nos mantermos produtivos é termos cuidado especial com o descanso. No jiu-jitsu brincamos que para se ter um alto desempenho é preciso prestar atenção a um tríplice pilar: treinar bem, comer bem e dormir bem.

A verdade é que esse tríplice pilar não é apenas importante para o alto desempenho no esporte, mas sim em todos os âmbitos da vida. Para sermos realmente produtivos e ter alto-desempenho, precisamos dedicar atenção forte para esses pilares. Descansar bem é tão importante quanto trabalhar bem. Se você acredita que desbalanceado um dos pilares tudo ficará bem, saiba que uma hora ou outra, o seu organismo cobrará o preço.

É importante investir em boas horas de sono, entre 6-8h diárias é o suficiente; mas lembre-se de manter o seu colchão e travesseiro em dia. Afinal, não adianta nada investir nas horas se o suporte não estiver dos melhores.

Conclusão

Assim como perder peso, ser mais produtivo requer uma reeducação. Despirmos os hábitos viciados e improdutivos para construir novos hábitos de qualidade. Assim como quase tudo no empreendedorismo é importante irmos aprendendo conforme vamos caminhando, e fazer de cada falha um novo começo. É certo, não iremos aprender de primeira e muitos menos alcançaremos os resultados desejados em pouco tempo.

Portanto, é importante manter-se focado, com visão de longo prazo, e monitorar a evolução. Aos poucos perceberá que as 8 horas de trabalho são suficientes, e assim, passará a entender as pessoas que conseguem viver a vida dentro das 24 horas diárias. Afinal, o dia é igual para todo mundo.

Gostou das dicas? Compartilhe conosco como é o seu método, se tiver é claro, comente abaixo e nos explique o que acha que funciona e o que não funciona. Adoraríamos poder aprender com vocês.

By |2018-04-18T10:16:52+00:00maio 27th, 2015|Business, Empreendedorismo, Miscelânia, Tecnologia|7 Comments

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Business = Hustler, Designer = Hipster. CEO da Agência Elemento, um cara que ama conteúdo, aprendizado e New York City.