Ferramentas para deixar o seu planejamento à mil [e afinado]

Como já comentei em artigos anteriores, o ano virou e junto dele tento deixar de lado várias das minhas práticas venenosas. Nesses dois anos de experiência como empreendedor/empresário, notei o quanto a desorganização pode vir a atrapalhar – de forma monstruosa – o desenvolvimento sadio dos negócios.

 

Não é novidade que tenho verdadeira “tara” por apps que possam me ajudar a melhorar minha produtividade – sim, sou um procrastinador por natureza e por isso me forço a ser produtivo – pois por diversas vezes me pego viajando. Consultar analytics, verificar heatmaps no hotjar, uma ideia para um lettering, enfim, sempre surge algo fora da curva de importância para se fazer.

O que fazer para resolver esse tipo de problema? Ater-se ao seu planejamento, manter-se organizado. Existem diversas formas aplicarmos efetivamente no nosso dia-a-dia, e acredito que, trackear cuidadosamente cada atividade é o primeiro passo.

 

Formas de melhorar produtividade com planejamento

Particularmente, tive experiência com diversas técnicas, mas ultimamente desde – que assumi o compromisso de produzir conteúdo escrito – os itens de que descreverei abaixo são os que funcionam melhor em mais frequência. Vamos à eles:

Utilizar mapas mentais

Mapas mentais são incríveis, um resumo em forma de tópicos bem distribuidos. Existe toda uma lógica temporal e estrutural por trás dos mapas-mentais, o que ajuda a organizar o pensamento. Quem, assim como eu, possui uma estruturação de ideias quase que sináptica de tão desorganizada, mapas-mentais serão a virada da maré.

cmaptools-iconComo já citei em outros artigos, para me ajudar nesse tipo de tarefa, utilizo um software que conheci em 2006, ainda nos primeiros períodos da Universidade. O IHMC CmapTools é um software de simples uso, sem mistério, com funcionalidades básicas e completas para você estruturar qualquer tipo de mapa-mental. Conhecido como modelador de conhecimento, o CmapTools, foi atualizado recemente e agora possui suporte para todos os sistemas operacionais (Windows, Mac OS e Linux), além de versões para iPad e com backup nas nuvens.

 

Tela CmapTools em uso

 

Para mais informações e aprendizado, você pode acessar o site da IHMC e baixar sua versão do CmapTools diretamente de lá. Se quiser verificar um exemplo de como funciona o CmapTools você pode consultar aqui.

 

Criar listas e anotações

Aquela velha prerrogativa de carregar sempre um caderninho para momentos de inspiração, não é exagero. Criar listas é uma das melhores práticas para quem tem compromisso com um planejamento. Sendo assim, para aqueles que ainda tem alguma resistência na utilização de papel – partindo do príncipio de ecologicamente correta – e prefere um gadget eletrônico, uma boa solução é o uso do Evernote, como já citei no artigo Os 6 Apps que você deveria conhecer e que podem melhorar sua vida.

 

As funcionalidades do Evernote garantem que você elimine uma grande quantidade de aplicativos. Nele conseguimos trabalhar com listas, textos, tabelas e até imagens arquivadas nos notebooks. Nesses quase dois anos de experiência como empreendedor, já vi até setores inteiros de empresas serem controlados pelo Evernote.

Minha dica de produtividade com ele é básicamente para rascunhos de textos pessoais, escopos de artigos para o blog e atas de reunião. Tendo o Evernote aliado à uma lista de tarefas bem definida, sua produtividade – e da sua equipe – irá melhorar, acredite.

 

Obs.: O Evernote também pode controlar listas de tarefas, nesse quesito fica ao gosto de cada um como utilizar.

 

Estabelecer metas

Aquela conversa que ouvimos todos os dias de nossas vidas, planeje cada movimento que terá para quando improvisar, fazer bem feito. Pois é, percebo que é um problema da cultura brasileira, o planejamento não está presente no dia-a-dia das pessoas. Muitas vezes é apenas uma palavra bonita que aprenderam no MBA ou ouviram de um consultor, pois o que acreditam ser planejamento, tem muito mais cara de “fazejamento”.

O mínimo que espera-se quando conversamos sobre planejamento é que exista metas macro, pelo menos para sua empresa. O ideal é que além das metas macro, haja metas micro e o que eu passei a chamar, metas baby. Saber o que devemos fazer no dia, na semana, no mês e no ano como um todo, nos ajuda a guiar tarefas, dirigir equipes e otimizar o tempo utilizado.

Mas funciona até quando temos uma “euquipe” ?

 

 

Acredito que funciona principalmente quando estamos sozinhos. A equipe de um homem só, sofre mais do que uma equipe consolidada. O controle do tempo, da não procrastinação, das atividades…tudo é mais díficil quando se está sozinho. O jogo de cintura e o planejamento devem sempre estar afinados.

 

Controlar processos

Imagine como é dificil para uma pessoa que possui uma formação artística (design gráfico) parar para controlar quanto tempo gasta com as tarefas que executa. Complicado, principalmente quando a cultura da métrica não está presente desde de cedo. Implementar uma novidade em nossa rotina não é fácil.

A verdade é que quanto mais controlamos nossos processos, saber quanto tempo será gasto em determinada atividade, ajuda mais do que imaginamos. Profissionais que trabalham com ganhos estabelecidos por hora estão mais do que estudados nessa disciplina. Controlar processos é o passo número 1 para gerarmos mais resultados.

Como? Pelo fato de que, sabendo quanto tempo gastamos para executar as tarefas, nos garante margem para pegar mais trabalhos ou entregar mais. Margem é o resultado número de planejamento.

 

Com margem conseguimos espaço para todas as atividades do nosso dia, desde as obrigações de trabalho até as atividades prazerosas como atividades físicas, ficar com família e amigos, ir à praia, etc.

 

Garantir menos erros

Por fim a grande garantia de um planejamento bem estudado é uma boa execução. Quanto melhor pudermos transpor do planejamento para execução, melhor será a nossa produtividade. Com produtividade em alta, melhor a qualidade do trabalho. Com trabalho de qualidade no mercado, sendo entregue constantemente, você se manterá com esse diferencial. Ter a qualidade ao seu lado como diferencial lhe dá brecha para melhorar seus preços e cobrar de forma justa, além de construir um nome para você, em que onde quer que você vá, será pautado pela qualidade e excepcionalidade.

 

Então prefere continuar no fazejamento, entregando trabalho de qualquer jeito e depois que reclamar que nada de bom acontece? Espero que não. Se gostou deste artigo, me avise, gostaria muito de ouvir opiniões e sugestões. Afinal, sou apenas um aprendiz, tentando ser um pouco melhor a cada dia.

By | 2016-07-27T18:48:42+00:00 fevereiro 5th, 2015|Business, Educação, Empreendedorismo|0 Comments

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Business = Hustler, Designer = Hipster. CEO da Agência Elemento, um cara que ama conteúdo, aprendizado e New York City.